Проведение продуктивных собраний.

Ошибки приводящие к неуспеху собраний.

Не определена четкая цель( смысл) собраний.Для чего собрались, чего хотим добитьс собравшись вместе.Если участники собраня не вполне четко понимают цель собрания, то эффективность падает.

Отсутствие структурированного планаТ.Е. руководства к действию. Без письменного и четко структурированного плана поддерживать фокус внимания очень сложно.

Факторы приводящие к неуспеху собраний.Никто не управляет процессом проведения собраний ( эта роль может исполнятся отдельно выделенным лицом). Итог- собрание превращается в пустые разговоры.

Собрание начинается с опозданием.Сам факт того что собрание начинается с опозданием влияет на репутацию организации проводящей встречу ( собрание).

Собрание неоправданно затягивается.Собрание с необозначенными временными рамками- хороший повод превратить встречу в митинг или в просто разговоры, в котором граждане разбиваются на группы по интересам. Чем длиннее собрание тем оно бесполезней.

Отсутствие нужных людей. Это обозначает, что люди которые могут оказать поддержку в проведении собрания, либо дать экспертную оценку отсутствуют. А это означает, что есть риск собраться еще раз по тому же поводу.

Присутствие ненужных людей. Люди которые тем или иным способом, фокусируют внимание на себя.

Безрезультативные дискуссии.Многие люди любят говорить монологи на тему " Какая плохая:".Т.Е. делятся своими эмоциями, а не конструктивно решают вопросы. В результате, надежды возлагаемые на собрание не оправдываются, а излишние эмоции утомляют людей, и лишают желания что либо обсуждать.

Пересмотр старых проблем.На некоторых собраниях всплывают давно решенные вопросы- и только по тому, что решения не были зафиксированы и участники не были с ними, а также действиями по этим вопросам ознакомлены.

Невнедрение результатов собрания.Удар по репутации.Собрание монополизируют один или два человека.Необходимо четко разделять следующее. Они высказывают свое мнение, или их кто то уполномочивал огласить общее решение по вопросу. Если отсебятина, то надо вовлечь в дискуссию людей которые отмалчиваются.

Жужжащие собрания ( никто никого не слушает).Надо жестко ( и деликатно) управлять процессом собрания.

Потеря фокуса из-за неактуальных для данного собрания тем.Это проблема для собраний без структурированного плана.Обсуждение вопросов , незначимых для большинства участников.Обсуждение личных вопросов.Всегда найдутся которые хотят поговорить по душам, на темы, которые интересуют только их.

Неподготовленность всех или некоторых присутствующих.Удар по репутации.

Пассивное присутствие участников.Надо вовлекать.

Три этапа продуктивного собрания:

Этап 1. Организация собрания1. Определение цели собрания.2. Подготовка по формуле.3. Что я хочу, на какую тему, в какой срок, и каких результатов хочу добиться, и что будет считаться за результат.4. Приглашение необходимых специалистов.5. Создание и распространение среди участников четко структурированного плана.6. Если потребуется индивидуальная подготовка участников.7. Решение организационных вопросовю. Этап 2. Собственно собрание.1. Вступительное слово.2. Дискуссия.3. Резюмирование сказанного.4. Принятие решений.5. Протоколирование.Этап 3 Работа после собрания.1. Выполнение всех участниками принятых обещаний и обязательств.2. Обмен и передача информации другим заинтересованным лицам и участникам, неприсутствовавшим на собрании.3. Подготовка протокола и раздача копий всем участникам и заинтересованным лицам.

Протокол это краткая запись всего происходившего на собрании. При последующих собраниях с этой же аудитории помогает избежать вышеуказанных ошибок.

Структура протокола

* Рассмотрение важных тем

* Записи о принятых решениях и достигнутых договоренностях*

Описание заданий, назначение ответственных, конечные сроки исполнения.*

 Печень результатов, которые уже достигнуты.

* Описание тем , которые надо будет рассмотреть на следующей встрече ( по степени надобности).

Распределение ролей.

Роль лица направляющего и моделирующего собрание. Помогает команде рассмотреть все заявленные в повестке дня темы. Протоколист. Основная обязанность зафиксировать все происходящее на собрании. Ведущий презентацию.

Существенные пункты проведения собраний. Вопросы для ответов. Какая группа вовлечена в собрание. Пол, возраст, социальный и экономический статус. Образование. Когда и где будет проводиться собрание. Время и место инструмент влияния на достижение результатов. Приглашенные должны точно знать, когда и где. Круг тем и вопросов. И регламент! Какие процессы будут применяться с целью влияние на исход собрания-Шаги которые следует предпринять при работе с каждой темой и вопросом.- Сотрудники , которые будут принимать участие в решении этих вопросов на каждом этапе